Directions de filiale/agence
Nanterre
Vous répondez aux demandes de votre responsable en toute autonomie dans l’objectif de fluidifier son quotidien. Vous assistez les équipes techniques ou travaux sur des sujets administratifs.
A ce titre, vous pilotez les activités de votre périmètre :
Assurer l’assistanat d’un service :
• Gérer l’agenda du directeur de service, fixer les rendez-vous et les confirmer.
• Suivre et diffuser le planning des équipes.
• Jouer un rôle d’interface relationnelle au sein du service et avec les différents interlocuteurs internes et externes à l’entreprise.
• Participer aux réunions de service, au suivi des dossiers et rédiger les comptes rendus.
Gestion administrative :
• Réceptionner, saisir, répondre, relire et expédier les courriers papiers et électroniques.
• Effectuer les achats et gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau.
• Préparer l’accueil des nouveaux collaborateurs de son périmètre.
• Archiver et classer les documents, les dossiers.
• Veiller au respect des échéances de tout type (appels d'offres, pointages, etc…).
• Peut filtrer les appels et noter des messages à l’attention des membres du service.
Etudes et/ou Travaux :
• Gérer les appels d’offres (retrait du dossier de consultation, constitution et dépôt de l’offre).
• Tenir à jour le tableau de bord des affaires et candidatures.
• Tenir à jour les tableaux de suivi et relance des sous-traitants.
• Rédiger les contrats d'honoraires ou prestataires (métreurs, économistes..).
• Gérer les commandes fournisseurs et assurer le suivi du bon de livraison et la réception.
• Gérer et rédiger les contrats de sous-traitants.
• Préparer les dossiers DOE, SAV et les garanties de parfait achèvement.
• Assurer la facturation et la relance des impayés, le suivi des cautions bancaires et des mains levées.
• Effectuer les demandes de DICT (réseaux) et d’occupation de voiries avant le démarrage des travaux.
• Constituer les classeurs ou valises sécurité.
• Créer et mettre à jour les fiches chantiers références, alimente et suit la base de CV des collaborateurs chantier.